【例文付き】エントリーをキャンセルするときの対処法(電話・メール)

セミナーやインターンにエントリー、プレエントリーしても夏休みの予定があってキャンセルしなくてはならない。別のインターンと被ってしまい、どちらかにキャンセルを入れなくてはならない。エントリー、プレエントリーをキャンセルするとどうなる?当日どうしても欠席または遅刻してしまう、そんな緊急事態での正しい対応をメール、電話共に例文付きでお伝えします

就活セミナー  マナー  インターンシップ 

2017.08.12

ざっくり言うと

  • 就活ではエントリー、プレエントリーのキャンセルは日常茶飯事
  • 正しいキャンセルの仕方が大切(例文あり)
  • エントリーは積極的にしましょう

【もくじ】

1. はじめに
2. エントリー、プレエントリーの違い
3. インターン、セミナーをキャンセルする就活生は少なくない
4. 正しいキャンセルの仕方【メール編】
5. 正しいキャンセルの仕方【電話編】
6. おわりに


【はじめに】

大学3年生になり早い段階で就活を意識する学生が出てきたと思います。

その中で各就活媒体が主催するセミナーや
各企業が行うインターンや説明会に申し込む人が多いと思います。

そういったインターンに行く学生が増えている中、選考されるインターンも多くなっています。

結論から言うと、
受けてみたいセミナー、
インターンに行きたいと思った企業は積極的にエントリーしましょう。

行きたいインターンすべてに行けるのかというと、
誰もがそういうわけにはいかないでしょう。

しかしそんなとき、
「インターン受かったけど日程が被っちゃった…」
「大事な予定のある日がインターンの日だった…」

こんなトラブル誰もが経験しているのではないでしょうか。

こんなトラブルに対して会社にメールまたは電話で連絡するのは必須です。

ここではそんな緊急事態に正しいメールと電話の対応の仕方を
例文を用いて解説します

【プレエントリー、エントリーの違い】

まず、就活において「エントリー」「プレエントリー」が存在します。

日系企業を受ける方は就活解禁の3月になってからのですが、
外資系の投資銀行やメーカー、コンサルを希望の方は
九月ごろから準備が始まるので知っておいたほうが良いでしょう。


<プレエントリー>
プレエントリーというものは簡単に言えば企業への
「登録」「資料請求」
の意味で使われます。

「そちらの企業のことが知りたい(興味がある)ので情報を共有してください」
といった意味合いです

なので
「プレエントリーは多くてダメなことはない」です。

インターンシップで言うと
「説明会に行く」や、企業の「マイページに登録する」
といったものに近いですね。

しかし、プレエントリーといっても就活です。
もちろん名前、電話番号、メールアドレスを記載します。
企業によっては300字程度で設問に答えなくてはならない企業もあります。


油断せずに、選考情報を知りたい企業に積極的にプレエントリーしましょう
プレエントリーの辞退は基本的に問題ありません。


<エントリー>
「エントリー」が指す意味合いは、
「そちらの企業で働きたいです!」
といった明確な志望意思を表します。

エントリーをすることでESやWEBテストへとつながっていきます。

なので、
エントリー後の辞退は基本的にNGです。

しかし、優先順位を考えてどうしても辞退しなくてはならないときもあります。
そんな時は丁寧な断り方が大切になってきます。
後ほど解説していきます。

エントリー、プレエントリー共に
エントリーが早い=志望意欲が高い
に繋がることがあります。

どちらも早めに動き出すようにしましょう。

【インターン、セミナーをキャンセルする就活生は少なくない】

【はじめに】でも記したように、学生は興味を持った企業はエントリーするべきです。

インターンを経験することは重要なことなので、
日程が被っていたとしても
エントリーをして選考を受けることはいいことだと思います。

選考過程でのグループディスカッションや面接も本選考のいい経験になるでしょう。

そもそもインターンは狭き門となっています。
そのなかで確実に受かるとは言い難いので
企業側もキャンセルが出ることは予想しているでしょう

インターンや説明会、セミナーをキャンセルすることで
これからの就活に関わってくるということは基本的にないでしょう。

しかし、当日のドタキャンやバックレは非常に迷惑なことです。

インターンは参加が決まった時点でリスト作成やチーム分けなどをし、
当日のための準備が進んでいきます。

また、自分が参加できたということは
他の学生の中には行きたくても行けなかった学生がいます。

そのことを頭に入れてこれらのイベントに申し込むのは
大人として常識なのではないでしょうか。

キャンセルを入れる際、
WEBのシステム上で管理されており、期限内のものなら
システム管理上でキャンセルを入れて構いません。

期限後に担当者はリストを作成するので、
期限内に変更したところで担当者には関係のないことなのです。

では当日のキャンセル、やメールで連絡しなくてはならないときは
どうすればいいのでしょうか。

【正しいキャンセルの仕方~メール編~】

では、メールでのキャンセルの正しい仕方についてご紹介します。

まず、例文を二つ見てみましょう。

例文①(面接)

件名:面接日程再調整のお願い
株式会社○○
○○様 (ご担当者様)

○○大学○○学部の○○です。
○月○日○時より面接(一次、二次、最終)のお時間を頂いております。

誠に申し訳ありませんが、面接の辞退に関しましてご連絡を差し上げました。

当日、大学の方での補習講義と日程が重なってしまい、貴社に伺うことが困難となりました。

まことに申し訳ございませんが、ご了承のほどお願いいたします。

大変恐縮ではございますが、可能であれば下記より貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、別日での再調整をさせていただけないでしょうか。

【面接候補日】

〇月〇日~〇月〇日 13時以降
〇月〇日 午前

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございませんが、ご確認のほど何卒よろしくお願い致します。

○○大学○○学部○○学科○○専攻 ○年
自宅:
携帯:
メール:

例文②(セミナー、説明会)

件名:説明会キャンセルのお願い
株式会社○○
○○様(ご担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

○月○日14時開始の、貴社の会社説明会に参加の申し込みをしていましたが、大学の試験日程の変更に伴い、貴社の説明会の日程と重なったため、参加が困難となりました。

お忙しい中、席を準備していただいたにも関わらず、このようなことになってしまい、大変申し訳ありません。
次回の貴社の会社説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部○○学科○○専攻 ○年
自宅:
携帯:
メール:

いかがですか?

メールのキャンセルの仕方にはいくつか注目ポイントがあります。

①件名には何の連絡かそれだけでわかるようにしましょう。
②まず誰宛に書いているメールか書きましょう
③次に自分は何者なのか伝えましょう。
④一番伝えたいことを最初に記しましょう。
⑤欠席する理由は書かなくてもいいですが、他社を優先したと書くのは控えましょう。
 学業のためというのが一番ベターです。「諸般の事情で…」切り出すのもいいでしょう。
⑥面接の場合は再調整、説明会の場合は他日程に参加をしたい旨を伝え、志望度をアピールしましょう。
⑦文末には相手が連絡しやすいように自分の連絡先を入れましょう。
⑧最後に、申し訳ない気持ちを全体に出しましょう。


【正しいキャンセルの仕方【電話編】

当日のキャンセルは必ず電話で連絡しましょう。

当日前に参加確認が来るイベントや企業も存在します。
メールより電話での連絡が基本となるので、
ここで正しい電話の対応を身につけましょう。

例文①(面接、体調不良)

お世話になっております。
私、○○大学の○○と申します。突然の連絡で大変申し訳ないのですが、本日の〇時より面接をお願いしていましたが、体調不良により面接を辞退させて頂きたく思い、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、日程を調整して頂いたにも拘らず、辞退させて頂くことになってしまい、大変申し訳ございません。

例文②(説明会、セミナー遅刻)

おはようございます。
私、本日の貴社の説明会に予約している○○大学の○○と申します。
ただいま○○線が人身事故で運転を見合わせており、他路線でそちらに向かいますので開始時刻の10時に間に合わないと思われます。
ご迷惑おかけしますが宜しくお願い致します。

電話にもポイントがあるのでチェックしていきましょう。

①まず挨拶から入りましょう
②運営側は大学名と名前で登録しています。挨拶のあとは大学名と名前を名乗りましょう。
③伝えたいことは簡潔に伝えましょう。
④つまらない理由での欠席、遅刻は避けましょう。
⑤声で伝わるのでへりくだって申し訳ない気持ちを出しましょう。
⑥相手の対応にしっかり応えましょう。

【おわりに】

いかがでしたか?
外資系を控えた方にエントリーとプレエントリーの違いをお伝えし、本選考ではエントリーのキャンセルは控えるべきなのは理解できたでしょうか。
さらに、インターンやセミナーでのキャンセルの現状と対応の仕方も例文を参考にして理解いただけたでしょうか。

インターンについては競合が多い中で企業側もキャンセルを前提で募集しています。
キャンセルについてはそこまで気にしていないでしょう。

しかし、当日のドタキャンやバックレには注意が必要です。

当日にもしキャンセル(欠席、遅刻)してしまう場合には電話での連絡は必須です。
例文を参考にして対策しましょう。

重要なのが、
「キャンセルが怖いからエントリーしない」
これは大きな間違いです。

少しでも興味のある企業はエントリーして自分の道を広げましょう。
加えて言うと、エントリー、プレエントリーは早いほうがなおいいです。
早ければそれだけで志望度の高さを示せますし、対策にも時間がかけることができます。

本選考に向け一言。

キャンセルを入れる際にはあなたが後悔の無い選択をするようにしましょう。
キャンセルするということは自分の将来の道を一つ潰すことに繋がりかねません。
よく吟味したうえで意思決定しましょう。

皆さんの就活に後悔が無いように応援してます。

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