「OB訪問のお礼状を出し忘れた…」今すぐ取るべき行動とは?

無事にOB訪問を終えてほっと一息。安心していたら「しまった、お礼状を出し忘れていた!」「もう何日も経ってる…どうしよう」後から気づいて大慌て。しかし、時間が経ってしまったからといって「もういいや」と諦めてしまうのはもったいない!忘れてしまった際の適切な対処法から、メールと手紙どちらでお礼を伝えるべきか、またその際の注意点まで、すべてお伝えします。肝心なのは、いかに早く行動に移せるか!

マナー 

2017.09.15

ざっくり言うと

  • お礼状の出し忘れに気づいた瞬間にすべきこと
  • お礼状はメール?手紙?
  • メールする際の注意点

≪目次≫
・はじめに
・お礼状を出し忘れていたと気づいた場合の対処
・お礼状は「メール」と「手紙」どちらがベター?
・メールする際の注意点
・おわりに

はじめに


普段接点のない社会人とコミュニケーションを取る
OB訪問、緊張しますよね。

無事に終えたことで安心して気が抜けてしまう方も
多いでしょう。

OB訪問をしてしばらく経ってからふと、
「やばい!話聞くだけ聞いてお礼状忘れてた!」
と気づいて大慌て。

こんな状況になった時、どう対処するべきなの
でしょうか?


お礼状を出し忘れていたと気づいた場合の対処法


OB訪問のお礼状に限らず、インターンや面接に関する
連絡やメールの返信は、早ければ早いほど良いです。

メールの場合、遅くても24時間以内には返信するのが
ビジネスマナーとされています。

もしそれ以上の時間が経過してしまったら、
それは「メールの返信が遅れた」という扱いに
なるでしょう。

OB訪問のお礼も同様に、メールでするなら当日がベストです。
手紙で伝える場合は、当日もしくは翌日までに出す
べきでしょう。

このリミットを過ぎてしまった場合、
「忘れてしまったものは仕方がない。」
と諦めて開き直るか、

「いくら遅れてしまってもお礼を伝えるべきだ」
と考えてお礼状を用意するか。

ここは非常に悩む部分でしょう。

この場合のベストな対処法はズバリ、
「どれだけ遅れたとしても、お礼は伝える」

今さらすぎて送りづらいと感じるかもしれませんが、
相手はあなたのために忙しい中時間を作ってくれた
のです。

そのことに対して感謝を伝えるのは、
ビジネスマンとしての礼儀です!

気づいた時点で、迅速にお礼状を出しましょう!


お礼状は「メール」と「手紙」どちらがベター?


OBOGの方にお礼を伝える手段としては、
・メール
・手紙
が考えられるでしょう。

この場合、ベターなのは「メール」です。

「手紙の方が、心がこもっているのでは?」
と思う方もいるかもしれませんが、

「メール」をオススメする理由は2つあります。
①より早く相手に届く
②空いた時間に読みやすい

毎日忙しい社会人にとって、最も丁寧かつ邪魔にも
ならない方法が「メール」なのです。


メールする際の注意点


遅れた場合のお礼メールを送る際は、
以下の点に注意しましょう!

・遅れた理由は書かず、精一杯お詫びする
弁明したい気持ちもあるかもしれませんが、
「言い訳をする人なのだ」という印象を相手に
与えてしまう可能性があるため、控えましょう。

Ex)「返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
私の不注意で、すぐにメールに気づくことが
できませんでした。



・「申し訳ございません」の多用は禁止!
同じフレーズを何度も入れるのは厳禁。

「失礼致しました」
「重ねてお詫び申し上げます」
等、他の言い回しを使いましょう。


・件名で簡潔に内容を伝える
Ex)「OB訪問のお礼(大学名・氏名)」


・本文は短く最低限にする
社会人は忙しいため、無駄に長いメールだと
うんざりしてしまいます。

伝えたいことをきちんとまとめた上で、
読みやすい文を心掛けましょう!


・署名を忘れずに!
Ex)大学・学部名、氏名、電話番号、E-mail


おわりに


OB訪問が無事終わってほっと一息…つく前に!
すぐに学んだことをまとめ、お礼状の作成に
取り掛かる習慣をつけましょう。

そして、もし忘れてしまっても、
気づいた時点ですぐに送ってお詫びし、
誠意を見せましょう。

迅速な対応が肝心です!

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