絶対押さえておきたい!就活メールのマナーとは

昔は企業とのやりとりというと手紙が主流でしたが、今や便利なメールで即座にやり取りできるようになりました。 実際に社会人になってからも、メールでのやり取りが大半です。 ここでしっかりとマナーを知っておけば、社会に出ても大丈夫!基礎の基本をお伝えします。

2018.03.06

ざっくり言うと

  • メールへ正しく返信すると採用担当者の印象もアップ!
  • 忘れずに送りたい「お礼メール」
  • 件名と署名にこだわるとなお良し!

印象が変わる!メールへの正しい返信方法

SNSの流行で、最近はメールを送ることも少なくなってきた人が多いのではないでしょうか。
ここでメールの返信方法をおさらいすると同時に、さらに印象を良くするポイントを3つにまとめました。

1.件名はそのまま
メールに返信する時、件名の前に「Re:」がつきますよね。
これを消したり件名を変えて返信する人がいますが、返信する際の件名は「Re:」も含めそのまま返信するのが親切です。

2.ビジネスメールは引用返信が基本
メールに自然と引用される相手のメール文を消す人もいますが、これも残しておいた方がベター。
引用返信があればそれまでのメールのやりとりが一目でわかるので、たくさんの案件を同時に処理している採用担当の人にはとても助かります。

3.名前を意識するだけで好印象?!
さらに印象をアップさせたいなら、件名に相手の名前を入れてみましょう。
「〇〇様」という挨拶から始まれば、自分あてのメールだと気づきやすく、開封される可能性が高くなります。
差出人である自分の名前も、苗字だけではわかりにくいようならフルネームで記載しておくのがオススメ。
そうしたちょっとした相手への優しさが、あなたのイメージをアップさせてくれます。

忘れないで送りたい「お礼メール」

普段、友達とのメールのやり取りではなかなか慣れない「お礼メール」。
社会人として必須のマナーを、ここでしっかり知っておきましょう。

・お礼メールを送る意味は?
前述のとおり、普段改めてお礼のメールを送ることは少ないかもしれません。
ですが就活においてお礼メールは、自分の熱意を企業に伝えるツールのひとつ。
お礼メールが内定を決める一手にもなり得ますので、忘れずに送りましょう。

・感謝を感じたならお礼メール
とはいえ、相手は社会人。どんな時に送れば良いのか見極めがわからないということもあるかもしれません。
難しいことは考えず、感謝を感じたら素直にお礼のメールを送りましょう。
人事担当者の方は、会社の仕事がある中であなたに返信する時間を割いてくださったという事実を忘れずに。

・意外と盲点?!うまくいかなかったときこそお礼メール
面接で緊張してうまく話せなかった…これはもう落ちたかもしれない…
希望の企業であるほど、力みすぎてそういう事態に陥ることもあるかもしれません。
意外にも、ここで活躍するのがお礼メール。
真に望む企業であれば、面接の時間をつくっていただいたこと、緊張してうまく話せなかったことなどを素直に伝えてみましょう。
この一押しが、内定を決めかねている人事担当者の心を動かすこともあるのです。

質問を送るときに注意したいことは?

どうしてもこれは聞いておきたい!合同説明会では時間がなくて聞けなかったけどこれは聞いておきたい!
そんな時に送る質問メール。
送るときは以下のポイントを押さえれば問題なし!

①件名
簡潔で、わかりやすい件名を意識しましょう。
件名を見れば質問内容が丸わかりになるくらいなのがベストです。

②宛名
誰宛なのかを明確に記載しましょう。
相手の部署名、役職、フルネームをしっかりと、
社会人の基本マナーです。

③挨拶
メールはあくまで事務連絡のツールなので、時候の挨拶などは不要。
初めてメールする場合は「突然のメールで失礼いたします」「初めてメールさせていただきます」などで書き始めるのがベターです。
自分の名前・所属を名乗り、さらに1~2分程度の簡潔な自己PRを入れればより印象に残りやすいですね。
何度もメールしている時の書き出しは「お世話になっています」。こちらは社会人になってからも多く使うので覚えておきましょう。

④内容
大切なのは読みやすさ。
聞きたいことをシンプルに書きましょう。長文メールは嫌われます。
主語・述語がしっかりしている、てにをはの使い分け、正しい敬語や言葉遣いに気をつけること。
誤変換や脱字があると読みにくくくなるので、送信前には念入りに確認しましょう。
当然ですが絵文字や顔文字は厳禁。

⑤署名
末尾には自分の名前、所属や電話番号を記載しておきます。
自動で署名をつけられるよう、設定しておくのが良いでしょう。

⑥ワンポイント
ほんの少し、周囲と差をつけるワンポイントをご紹介します。当たり前に思えるかもしれませんが、意外にみんなやっていないかも?
・最後に相手を思いやる一文
「ご多忙の中恐縮ですが」「大変お忙しいとは存じますが、ご連絡いただければ幸いです」などの一文が入っているだけで、相手の印象も変わります。
いくつか表現を覚えておきましょう。
・返信は24時間以内
社会人は仕事のスピードが重要。メールの返信の速さで、既に社会人の基準でいることをアピールしましょう。
また時間が経ってしまっては、相手も自分に返信したことを忘れてしまう可能性もありますし、今までのやり取りを見直すのにも手間がかかります。
相手を思いやるなら返信は迅速に行うのがオススメです。

悩ましい件名・署名の内容はこれでオッケー!

メールのマナーを一通り理解したら、件名と署名にこだわってみましょう。
何事も、始めと終わりが肝心です。

・例でわかる!見られる件名のポイント
①内容が一目でわかる
×「面談日程について」→〇「△日の面談日程変更のお願い」
「~について」という漠然とした内容より、内容を明確に書いたほうが読み手にも伝わりやすく、緊急のメールかどうかもわかりやすいですね。
② 具体的な事項を盛り込む
×「本日はありがとうございました」→〇「会社ご訪問の御礼」
△「訪問日程変更のお願い」→〇「△日訪問日程変更のお願い」
「ありがとうございました」だけだと、何のお礼なのかわかりませんよね。
具体的な事柄を明記する、特に日にちなどを入れておくのは効果的です。

・採用担当者は署名も見ています
①差出人名も要注意
差出人の名前も、「〇〇大学 佐藤一郎」というようにわかりやすくしましょう。
ローマ字表記だけだったりすると誰だか一目ではわかりづらいですよね。
就活生から来たメールだとわかれば、採用担当の方も安心してメールを開けます。
②署名テンプレート
メールの末尾に設定する署名には、以下の情報を盛り込むのが良いでしょう。
◇大学・学部・学科・専攻
◇名前
◇メールアドレス
◇郵便番号
◇住所
◇携帯電話番号
◇自宅電話番号
余計な情報は書かず、誤字脱字にも注意。
採用担当者は、こうした細かいところにも繊細になっているかどうかを見ています。