【就活生必見】面接日程の確認メールはこう返信しよう!

最近ではSNSアプリの普及で、メールをつかう学生はほとんどいないでしょう。 企業でもSNSやチャットをつかうところは増えてきていますが、やはりメールが主流。 社会に出た時に困らないためにも、今の内からメールのマナーに慣れておきましょう。

2018.04.17

面接日程の確認メールに返信するときの3つのポイント

ビジネスメールは国内の企業同士ではもちろん、海外の企業ともやり取りする際に必須の、グローバルツールです。
言葉は違えどマナーは同じ。また海外とやり取りする予定がなくても、大人の常識のひとつとして、返信するときのポイントを押さえておきましょう。

1.返信は早めに
SNSにおいても、返信が早い人とそうでない人がいるでしょう。
返信が遅くなる理由はさまざまだと思いますが、本当に忙しくて返すヒマがない、という人もいれば、すぐに返したらヒマだと思われそう、という人もいます。
ビジネスメールにおいては、そのような駆け引きは必要ありません。
メールの返信は早ければ早いほど良いので、見たらすぐに返信するクセをつけましょう。

2.簡潔に明確に
ビジネスメールに雑談は不要です。
仕事をしていくうえで多少必要になることもあるかと思いますが、基本は事務連絡のみ簡潔に行うのがビジネスマナー。
特に人事の方は他の就活生からもたくさんのメールを受け取っているハズなので、件名を見たら内容がわかるように、わかりやすいメールを心掛けましょう。

3.印象を大事に
返信を早く、内容を簡潔に、など技術的な面で大切なことはありますが、これらの根底は「読み手の気持ちを意識する」ということ。
メールを受け取る側が仕事を進めやすいように、見たらすぐにわかるように、という相手への配慮が、マナーの基本です。
人事の方も人なので、そういう相手への思いやりが伝われば、内定獲得に一歩近づくかも。

面接日程のメールにはこう返信しよう

まず、基本的にすべてのメールにおいて必要な事項をまとめました。

・件名:変えずに「Re:」で返信。
・宛名:社名、部署名、役職名、名前
・本文:相手のメールは残したままで、引用返信。
・署名:自分の大学名、名前、住所、電話番号、メールアドレス

これらを踏まえ、ケース別に例文を見ていきましょう。

ケース①日程OK
お世話になっております。
このたびは、面接の日程候補をご連絡いただき、ありがとうございます。
それでは、以下の日程でお願いいたします。
日時:3月2日(水) 16:00~
場所:株式会社△△ 本社ビル
お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございます。
それでは当日、よろしくお願いいたします。
ポイント:日程の承諾メールであれば、時間を調整してくれた感謝の気持ちを本文に載せましょう。

ケース②日程NG
お世話になっております。
お忙しい中、面接日程のご連絡をありがとうございます。
ですが、いただいた日程ですとあいにく別の予定が入っており、お伺いすることができません。
つきましては、以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
3月4日(月) 15:00~
3月5日(火) 15:00~
3月7日(木) 15:00~
3月8日(金) 16:00~
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、ご検討下さいますよう、お願い申し上げます。
ポイント:日程がNGであれば、その旨を具体的な理由と共に伝えます。
具体的と言っても、「他社の選考のため」といった理由はNG。うまくぼかすのも礼儀の一つです。

ケース③希望日程
このたびは、面接の機会をいただきましてありがとうございます。
お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。
3月4日(月) 終日
3月5日(火) 15:00~
3月7日(木) 15:00~
3月8日(金) 16:00~
上記日程での調整が厳しい場合は、再度提示しますのでお申し付けくださいませ。
何卒、よろしくお願いいたします。
ポイント:企業側から日程候補を挙げるよう依頼された場合のメールです。
この場合、こちらから提示する日程は幅広く提示するのがマナー。

ケース④変更依頼
お世話になっております。
先日は、面接日程確定のご連絡をありがとうございました。
このたび、面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
予定させていただいた3月5日ですが、面接に伺うことができなくなってしまいました。
こちらの都合で大変恐縮ですが、3月6日以降で面接の日程を再度調整いただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイント:面接日程を確定させた後で、やむを得ず日程変更を依頼するときのメールです。
謝罪の言葉を盛り込むと同時に、電話でも一報入れておきましょう。

返信メールも選考のつもりで対応を

人事担当者には多くの学生から返信メールが来るので、どうしても他の就活生と比べられます。
たかがメール、と侮っていると、意外な点が人事担当者の目に触れて不採用、なんてことも。
返信メールも選考のうち。以下の点にも気を付けましょう。

1.チャンスは一度きり。こまめにチェックするクセを
うっかりメールを見逃していて、返信し損ねた、という事態は避けましょう。
人事担当者の方は多くの学生とやりとりしているので、返信のない学生のことはこぼれていってしまいます。
もしかしたら面接はバッチリだったのに、メールを見逃したために次の面接日程が組めなかった、なんてこともあるかもしれません。
メールはこまめにチェックするクセをつけましょう。

2.「返信不要」の記載がない限りは返信すること
たまに業務連絡のみで、返信不要と記載しているメールがあります。
その場合をのぞいて、基本的には簡単な内容でも良いので返信するのがマナー。
LINEと異なりメールには既読機能がないので、あなたが読みましたと相手に伝えることは大切です。

3.時候の挨拶は不要。シンプルに
時候の挨拶をつけるのが当然、とメールに書いてしまう学生もいますが、人事の視点では少しマイナスポイントに。
メールはいっそのこと件名だけで良いくらい、簡潔に用件のみを伝えるツールです。
また気遣いのつもりで「夜分遅くに失礼します」という文をつけてくれる学生もいますが、多くの会社員は朝にメールを確認するので、これも実際には不要。
余計な一文をつけてしまったがために、内定を逃す事態があってはもったいないですよね。
真の気配りとは何か、相手がメールを受け取ったらどう感じるか。メールの向こうの相手を意識するだけで、ぐっと内定に近づきます。