内定をもらってから丁寧に!内定承諾書を入れる封筒の書き方をマスターしよう

無事に内定をもらってひと安心。 ですが、悠長に構えている場合ではありませんよ。 内定が得られた以上は、あと一歩で社会人の仲間入り。最後の最後まで気を抜かずに行きましょう。 今回はうっかり見落としがちな、内定承諾書を返送するときの封筒の書き方です。

マナー 

2018.04.24

ざっくり言うと

  • 封筒の書き方、わかりますか?
  • 封筒に書くべき内容はこれだ!
  • 社会人になっても、郵送などで封筒の書き方は役に立つ

封筒の書き方がなっていないと・・!

たかが封筒の書き方ひとつで、そんなに違いはないだろうと思っているそこのアナタ。
見くびっていると、のちのち痛い目に遭うのは自分です。
もちろん、一度内定は決まっているので、封筒の書き方が違っていたからといって内定取り消しになったりはしません。
ですが、封筒の書き方について、しつこいほどレクチャーしている書籍やサイトは多く存在します。
封筒の書き方がなっていないと、何がそんなに問題なのでしょうか。

1.先方に失礼
例えば宛名を間違えてしまったり、住所が読みづらくて先方への郵送が遅れたりすると、とても失礼にあたります。
宛名より住所の方が大きかったり、切手の貼付角度が曲がっていても、企業としては軽んじられているように感じるでしょう。
自分がこれをもらったらどうか、という視点に立つことが大切です。
それが企業にも伝わるでしょう。

2.社会人としてのマナー
封筒の書き方は、社会人としてはもちろん、一般常識のひとつとして大切です。
書き方が違っていて恥ずかしい思いをするのは自分であることを、肝に銘じておきましょう。
社会人になってからも何かと封書を出す機会は多いので、ここでマスターしておくと一気に周囲に差をつけることもできますね。

封筒の表面に書くべきことは?

では、どんな点に気を付けて書けば良いのか、具体的にご紹介します。

1.これは絶対書いておくべし
住所、宛名:企業から指定されているものを記載しましょう。
書類の名前:
何が入っているかわかるようにしておくと、受け取る側も助かります。
封筒の左下に、赤字で【内定承諾書在中】と記載しておきましょう。
書類の名前は企業によって「就職承諾書」「入社誓約書」など異なるので、よく確認すること。

2.縦書き封筒の場合
通常は縦書き封筒で送ります。
縦書き封筒の表面で気を付けたいことは以下のとおり。
住所:郵便番号の右側2枠の真ん中あたりが、バランスよく綺麗に見えます。
縦書きの場合、住所が長い時は2列に、数字は漢数字で書くのが基本。
宛名:封筒の真ん中に、住所よりも大きめの字で書きましょう。会社名は省略せず、正式名称で書くこと。

3.横書き封筒の場合
企業から返信用封筒を送られた場合は、その返信用封筒で返送します。
時に返信用封筒が横書きであったりすることもあるので、その場合のマナーも知っておきましょう。
住所:封筒の上半分の、さらに3分の1のスペースに収まるように記載。
宛名:封筒の中央にくるように記載。
切手:封筒を縦に見た時に、左上にくるように貼り付けましょう。
書類の名前:横書きの場合は、右下に記載します。

気を抜かないように!裏面に書くべきことが

表面に気をとられすぎて、裏面を書くのを忘れてしまった、ということがないように。
裏面まできっちり書くと、丁寧な人だと先方に印象付けることもできますよ。

1.裏面の記入はマナー通りに
自分の名前を封筒の裏面に記載するのは、基本マナーです。
例えばくつ箱にラブレターが入っていたとして、差出人の名前が無かったら怖くて開けられませんよね。
特に企業は郵送物には慎重です。
差出人の名前があったとしても、不特定多数向けのダイレクトメールなどは無視してしまう企業もほとんど。
たとえ表面に「内定承諾書在中」とあったとしても、無記名だというだけで弾かれてしまう可能性もあるので気を付けましょう。

2.どんな記載が望ましいか
裏面に記載するのは、「郵便番号」「住所」「氏名」。
書く位置は、縦書きでも横書きでも変わらず左下。その他のルールは基本的に表面と同じです。
裏面だからといって気を抜かず、丁寧に書くように心がけましょう。
思いもかけず好印象を与えることもあります。

3.封筒のとじ方も繊細に
封を閉じる際には糊付けがベター。
ホチキスでは思わぬ怪我をすることもありますし、テープだと水気ではがれてしまう可能性もあります。
また、封をしたら「〆」「緘」「封」のいずれかを書き加えます。
「封をしていますので開封してください」という意味合いがあり、マストではありませんがちょっと書き加えるだけで「この人はマナーがわかっているな」という印象を与えます。

封筒への書き方は、社会人になってからも役立つ

社会人になると、様々な人とつきあう機会が増えます。
どんな仕事も、その先にいるのは同じ人間。封書ひとつとってもどんな風に受け取られるかを意識することは大切なことです。

1.封筒の書き方だけでなく
書き方のマナーももちろんですが、封筒の選び方もとても重要です。
内定承諾書の返送においては、色は白がベスト。
中が透けない厚手の紙質で、書類を折らなくても入るサイズのものを選びましょう。
返信用の封筒の場合は、宛名が印字されていることも多いです。
「行」を「御中」もしくは「様」に訂正するのを忘れないように。

2.封筒の書き方は一般教養
メールでのやり取りが多くなった今では、封筒を使ったことがない、という方もいるかもしれませんね。
最近では、企業同士のやりとりもSNSで行うことが珍しくありません。
ですが、封筒や手紙の書き方というのは、小学校の国語の資料にも載っている、立派な一般教養のひとつです。
ちょっとしたミスで「この人は常識がない」と思われないようにしたいものですね。

3.封筒の書き方は思いやり
就活に限らず、社会人となるとさまざまなマナーに触れる機会も多くなります。
少々面倒に感じるかもしれませんが、マナーの根幹にあるのは相手への思いやり。
人事担当者だって、キレイな字で自分の名前を書いてもらえたら嬉しいですし、「内定承諾書在中」と表にわかりやすく書かれていた方が、開ける前から中身がわかるので助かりますよね。
裏面に記名するのも、差出人がわかった方が安心できますし、誤って捨ててしまうこともありません。
封筒の書き方にそこまでこだわってみるだけで、とても丁寧な人柄なんだな、とあなたの印象もぐっと良くなりますよ。

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