【例文あり】面接を辞退するときの正しいメールの書き方

いざ面接日程が決まってから、面接を辞退しなければならなくなったという事態もおこります。 第一志望のところで内定がもらえたから、家庭の事情でやむを得ず、やっぱり社風が合わない気がする、自信がなくなった…。 理由はさまざまですが、辞退するのであればその意思を正しく伝えましょう。

マナー 

2018.05.18

ざっくり言うと

  • 面接辞退はメールがおすすめ!
  • つながりが無くなるとはいえ、丁寧なメールを送るようにしよう
  • 例文でメールマナーをマスターすべし!

面接辞退の方法はメール?それとも電話?

気が進まないのはわかりますが、面接辞退が決まったのであれば、早々に採用担当者に連絡をする必要があります。
その場合、電話にすべきかメールにすべきか、悩みどころですよね。


1.通常はメール
一般的には、メールがベストだと言われています。
採用担当者も普段は会社の仕事をしていますから、電話だとタイミングが合わないこともあります。
メールなら文章にも残るので、採用スケジュールで頭がいっぱいの採用担当者の方も忘れずに済むでしょう。
学生としても、メールならさほど緊張することもないですよね。


2.急ぎなら電話
面接辞退の理由は人それぞれでしょうが、家庭の事情などで面接の前日や当日の辞退になってしまうこともあるでしょう。
さすがに急な場合は、電話で連絡するのがマナーです。
電話で連絡する際は、忙しい午前中を避けるなど相手が応対しやすい時間を見計らってかけましょう。


3.相手への配慮
メールか電話、どちらにすれば良いかわからない、と迷ったときは、どちらの方が相手にとってよいか考えます。
あなたが面接を辞退することによって面接官のスケジュールにも影響が出ますし。場合によっては新たに人を募集する必要も出てくるでしょう。
自分の行動が影響を与えるということを想定できれば、立派な社会人の仲間入りです。

【例文】面接を辞退するときのメールの書き方

面接を辞退するときのメールは、さほどバリエーションも広くはありません。
以下の例文を参考に、ポイントを押さえておけば大丈夫。


件名:面接辞退のご連絡(大学名・名前)
株式会社△△
人事部××様
〇〇大学〇〇学部の□□です。
先日は2次面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
このたび、△月△日に御社に面接に伺うお約束をしておりましたが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いて選考のお時間をいただいたのにもかかわらず、このようなお返事となり誠に申し訳ございません。身勝手なお願いとは存じますが、何卒お許しいただきたく、お願い申し上げます。
本来、直接お詫びを申し上げるところを、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫びいたします。
末筆ながら、御社のますますのご活躍とご発展をお祈り申し上げます。

ポイント①件名はわかりやすく
社会人メールの基本中の基本です。
中身を見なくてもわかるのが、普段仕事に追われている社会人同士のマナー。
誰から来たどんな用件のメールなのかを明確にしましょう。

ポイント②メールの基本をおさえる
当然のことですが、意外と忘れてしまいがちです。
相手の名前は会社名から始まり、役職名もしっかり記載する。
選考の時間をもらったことに対し、感謝の気持ちを述べる。
当たり前のことだからこそ、きちんと書いておきましょう。

ポイント③面接の日時は具体的に、辞退の理由はあいまいに
いつの面接を辞退するのか、具体的な日にちを明記します。
面接を担当している社員の方は、何件もの選考スケジュールを抱えています。
日にちを明記するのは思いやりです。
また、辞退する理由ははっきり書く必要はありません。
「一身上の都合」「諸般の事情」というぼかした表現で良いでしょう。

正しいメールの書き方で相手に好印象を残そう!

面接辞退を伝えることそのものが、印象が良くないのは事実。
ですから、伝え方にはとことんこだわりましょう。

1.社会人になってからも役に立つ
社会人になれば、毎日のようにメールのやり取りが発生します。
たかが面接辞退の連絡、と思わずに、社会に出たときのメールの練習のひとつと思って、懇切丁寧に書けば、必ず今後役に立つでしょう。

2.会社の外でも役に立つ
メールの書き方にこだわれば、辞退の連絡であっても好印象を残せます。
一度でも選考を通過した以上、そこの企業とは何かしらのご縁があったということ。
今後また会社の外で会うことや、仕事の延長で会うこともあるかもしれません。
そうなったとき、ここで好印象を残しておけば何かと有利です。

3.コミュニケーションのプロになる
面接辞退に限らず、人生において都合の悪いことを伝える機会は幾度となくおとずれます。
別れの切り出しかもしれないし、結婚式の欠席、もちろん仕事上のトラブルなどもあるでしょう。
面と向かって解決できるのが1番ですが、メールでもそれをしっかり補足できるくらいになれば、コミュニケーションのプロになれます。
面接辞退のメールも、トレーニングと思って楽しみましょう。

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