内定辞退って言いづらいけど・・その理由を正しく伝える方法を教えます

せっかく決まった内定でも、やむを得ず辞退することもあります。 その理由のほとんどは、「適性が合わない」「他で内定が決まった」「気持ちが変わった」という学生側の事情であり、正直言い出しにくいということもあるかもしれません。 とはいえ伝えておかなければ、却って企業に迷惑がかかります。 ここでは、内定辞退の理由を正しく伝える方法を伝授しましょう。

マナー 

2018.05.18

ざっくり言うと

  • 内定辞退を伝える3つのポイント
  • 内定辞退は電話がキホン!
  • 例文を参考に自信を持って伝えよう

内定辞退はどうやって伝えたらいいのか

伝えなければいけないのはわかる。
ですが、いざ内定辞退を伝えようと思うと、いろいろな思いが脳裏をよぎるでしょう。
言ったら気を悪くするのではないか、変に引き止められたらどうしよう。
ですが、考えていても始まりません。

1.正直に言う
ここはやはり、正直に話すのが最も効果的です。
その方が誠実さが伝わりますよね。
企業としても、正直に伝えてもらった方が今後の採用活動の参考になります。
どうせ辞退するのであれば、良い印象を与えて円満に終えておきたいもの。
何より、あなた自身がスッキリするというメリットがあります。

2.ごまかしは自分の首を絞める
「家業を継ぐことになった」「父の介護が」などもっともらしい理由をつくってごまかす人も中にはいます。
ですが、細かい点を指摘されたら自分自身が困る上に、うそをついているという後ろめたさも感じるでしょう。
下手なうそはつかない方が賢明です。

3.余計なことは言わない
正直に言うことは大切ですが、どこの企業に決まった、どこの業界にしたなど、聞かれない限りはこちらから言う必要はありません。
企業側も、もちろん内定を決めた以上は学生に愛着もあるでしょうが、だからこそ深く聞いてくることはしないでしょう。
辞退されることを惜しむ気持ちはあれど、詮索するよりはそっと背中を押してくれるはずです。

内定辞退の伝え方例文集

適当な理由をでっちあげない、とはいえ、それなりの理由を正しく伝えるのにも、自分で原稿をつくっておくことは大切です。
ここで、代表的なパターンの例文を2つ見てみましょう。

1.適性が合わないことを理由に辞退するパターン
御社と並行して選考を進めていた企業から内定をいただきまして、最後の最後まで悩んだのですが、自分自身の適性をよく吟味した結果、そちらの企業での仕事の方が自分の長所を最大限発揮できると考え、このような判断に至りました。
貴重なお時間をさいて選考の機会をいただいたのにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。

≪ポイント≫
自分の長所が向いているかどうか判断するのは自分自身。
それを理由にすると、企業としては深くツッコミにくくなります。
また、学生自身が選んだことならば、と納得できるでしょう。

2.第一志望と伝えていたけど気持ちが変化した、ということを理由に辞退するパターン
面接を受けたときは御社が第一希望でしたが、 その後他の会社の仕事内容を詳しく知り、掘り下げて考えていくうちに、そちらの業務のほうが自分の適性により近いと感じ、このような決断をさせていただきました。
選考のお時間をいただいたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ございませんでした。

≪ポイント≫
第一希望だったことは素直に伝えます。
その上で、他社の業務内容を詳しく知り、自分の適性がそちらに合っていた、という点を伝えれば、角が立たずに伝えることができます。

他にも、職種を理由にしたり、業界、地域への愛着を理由にすると、企業としてはそれ以上深くは追及してきません。
間違っても、比較して辞退する企業を貶めるようなことは言わないこと。
そしてどんな場合でも、選考に時間を割いてもらったお礼は必ず伝えるようにしましょう。

伝えるときは電話が基本

社会人のマナーとして、大切なことを伝えるときは「メールより電話、電話より対面」と言われています。
緊張するのもわかりますが、社会人の一員として、内定辞退の連絡は電話が基本です。

1.内定辞退の連絡はなるべく早く
内定辞退を連絡するタイミングは、可能であれば内定式の前までがベスト。
会社と自分との間に溝を感じたら、すぐに連絡するくらいのほうが相手のためでもあります。
内定式でほかの内定者との差を感じて離れてしまうケースもありますが、内定式後にさらに学生を確保することが厳しくなってくるためです。
内定辞退をすることは構いませんが、そこには必ず穴が開くということを、肝に銘じておきましょう。

2.関係性によってはメールは失礼
インターンシップやOB訪問など、密接な関係を築いているのにも関わらず、やっぱり他のところが、と内定を辞退することもあるでしょう。
それだけかかわってきた関係であるなら、そっけなくメールで辞退を伝えるのはかえって失礼に当たります。
例えていうなら、つきあった恋人に突然メールで別れを告げられるようなものです。
それだけ密接にかかわってもらえたのなら、確かに辞退を告げるのは気まずいと感じるかもしれませんが、ここでしっかりとコミュニケーションをとっておけば、社会人になってからもどこかでかかわる可能性があるので、円満に終わらせるためにも電話で生の声で伝えるのが一番。

3.直前であれば訪問も検討すべし
あまりにも直前だった場合は、会社に出向いて伝えることも検討しましょう。
入社直前に辞退、となると企業としては再募集も厳しく、かなり悪印象を与えることにもなりかねません。
直接出向いて、誠実さを見せましょう。
直前ではなく電話で連絡するときも、「訪問して伝えたい」という意思を見せることで、誠実さが伝わりますね。

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