知っておきたい!履歴書を郵送するときのマナー

企業の応募方法の中に、履歴書を郵送くださいという文言をよく見かけるかと思います。 履歴書を書いてみたものの、企業にどうやって郵送すればいいのか迷ったことはありませんか。 履歴書の郵送方法にもマナーがあります。履歴書の内容以前で落とされないように、しっかりとマスターしておきましょう。

マナー 

2018.06.03

ざっくり言うと

  • 郵送するときの3つのポイントを押さえよう
  • 「御中」と「様」は宛先に混在しない
  • 最後に誤字脱字の確認を!

履歴書を郵送するときの注意ポイントとは

履歴書が完成し、いざ郵送となったときにはどのようなことに気をつけるといいのでしょうか。履歴書を郵送する際のポイントは3点ありますので、参考にしてみてください。

1. 封筒の宛名の書き方
部署宛なのか担当者個人宛なのかによって書き方が変わります。「様」と「御中」の使い分けがあるので混同しないようにします。社会では常識となっている定番の書き方があるので、それに沿って書く必要があります。

2. 履歴書の誤字脱字
封筒はもちろんですが、書き上げた履歴書に誤字脱字があっては台無しです。封筒に入れる前に最終チェックをしましょう。これが最終チェックと思って見直すと、今まで気づかなかった誤字脱字に気づいたりすることがあります。端から端まで再度見直してみましょう。
また同封する前にコピーもとっておきましょう。

3. 郵送のマナー(書類をクリアファイルに入れる、添え状をつけるなど)
封筒への履歴書を入れるときには、履歴書が折れ曲がらないようにクリアファイルにいれます。クリアファイルに入れるだけで見栄えもよくなります。また礼儀として添え状をつけましょう。添え状にも書式があるので、丁寧に正しく書きましょう。

封筒の宛名を間違えないように

先ほどの3つのポイントに関して、それぞれ詳しく説明していきます。
まず封筒の書き方ですが、ペンは黒の油性サインペンが定番です。
表面に送付先の郵便番号、住所、会社名、部署名、担当者名と書いていきます。住所は都道府県から書きます。
宛名の「様」と「御中」の使い分けですが、個人宛の場合は「様」を使い、会社・部署宛には「御中」を使用します。
例1)人事部 人事課 〇〇 〇〇 様
例2)〇〇〇株式会社 御中
 
よくある間違いが株式会社〇〇〇 御中 人事部 〇〇 〇〇様 のように書いてしまっているケースです。
担当者の名前が分かっている場合には下記のように書きます。
株式会社〇〇〇 人事部 〇〇 〇〇様 
御中と様は宛名に混雑することはないので、覚えておきましょう。
封筒の表面には「履歴書在中」と赤で目立つように明記します。これを明記することで、履歴書が封筒に入っていることがすぐに企業に伝わるので、企業にたくさん届く書類の中でも紛失されにくくなります。
封筒の裏面には、自分の住所と名前を書きます。意外と忘れがちなところですが、差出人が
誰なのかがわかるようにしておきましょう。

ちょっと確認すれば防げる!履歴書の誤字脱字

封筒に入れる前に、必ずもう一度履歴書を確認しましょう。完璧に書き上げたと思っていても、実はけっこう見落としがありがちです。時間をおくとそれまで気づかなかったミスに気づくこともあります。ぜひ自分が採用担当者になったつもりで客観的に見てみましょう。
見直すときのポイントとしては、間違っている前提で見直すと気づきやすいです。
よく誤字脱字が起きやすいものを下記です。

●「てにをは」が漏れる
特に志望動機の箇所は文章なので、何度も書いていると、ついつい慣れが生じて気を抜いて書いてしまいがちです。

●正式名称を間違える
公式に出ているものをきちんと書きましょう。漢字がたくさん並んでいると抜けたり間違えたりするので気をつけましょう。

●漢字を間違える
ちょっと曖昧な漢字があれば、まず調べてから書きましょう。漢字が間違えていると、学識のない人と思われる可能性もあります。

●口頭で読み上げる
端から端まで声に出して読んでみまもしょう。誤字脱字に気づくだけではなく、意味が通じない文章を見つけることもできます。
企業に提出する大事な履歴書です。ゆっくりと丁寧に書くことで防げることも多いです。見直しするのはもちろんですが、そもそも間違えないように落ち着いて書きましょう。

社会人になる前に知っておきたい!郵送時のマナー

履歴書を郵送をする際に知っておくとよいマナーのポイントを3つお伝えします。履歴書だけではなく、書類を送るさいのポイントなので社会に出てからも役立ちます。

1.クリアファイルに入れる
履歴書は公式な書類です。折り目がつかないようにクリアファイルに入れましょう。クリアファイルもキャラクターが入ったものや、どこかの企業のロゴが入ったものを使用するのは避け、キレイなクリアファイルを使いましょう。またクリアファイルがぴったり入る封筒を使い。折れ目のないように同封します。

2.添え状をつける
添え状は履歴書を郵送するときに同封する書面で、ついているとビジネスマナーが身についている証明になります。企業に与える印象も良くなったり、履歴書を読んでもらうためのアピールにも活用できます。パソコンのA4サイズで作成するのが一般的で、こちらにも誤字脱字がないように気をつけます。

3.切手の料金不足に気を付ける
郵便物の重さをきちんと計ってから出しましょう。仮に料金不足だった場合、企業にも迷惑をかけますし、印象が悪くなるので、正しい切手の料金を貼りましょう。また切手の貼る位置も縦長の場合は左上、横長の場合は右上と決まっているので、まっすぐ綺麗に貼りましょう。

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