エントリーシートを封筒で送るときの注意点とは

近年はネットでエントリーシートを作成する企業も増えてきましたが、やはり主流は郵送。 エントリーシートの書き方までは気にかけていても、意外と忘れてしまいがちなのがエントリーシートを送るための封筒です。 封筒の選び方から書き方までを完全マスターしましょう。

エントリーシート 

2018.08.06

ざっくり言うと

  • エントリーシートを送るときの封筒は何がいい?
  • 封筒以外に必要な「クリアファイル」、「120円切手」、「送り状」
  • 社会人なら郵送のマナーは身につけておくべし!

エントリーシートを送るときの封筒の選び方

ただ送ればいいってものではないのです!
エントリーシートの送り方をきちんとしておくことは、社会人になってからも郵送手続きをする際に必要不可欠。
ここでしっかりモノにしておきましょう。

1.封筒のサイズは角2号
サイズは角2号のものを選びます。
どんなサイズなのかはたいてい外側の袋に書いてあるので見ればわかるでしょう。
A4サイズの書類を余裕をもって入れられるサイズです。

2.色は白
色は白いものがベスト。
茶封筒は主に請求書など事務書類を送るビジネス用なので、エントリーシートをはじめとする応募書類は白いものがおすすめです。
コンビニでも角2号の封筒が売っていることはありますが、白色が置いてあることはまれ。
郵便局や文具店で買うのが理想です。

3.封筒豆知識
一般的に、海外では1840年頃にイギリスで郵便制度が確立したことをきっかけに取り入れられたようですが、日本では中世以前から絵を描いた紙に便箋を包む「絵封筒」があったといいます。
大事な手紙を生のままでは渡さない、日本人らしい「おもてなし」の精神が根付いたカタチなんですね。

封筒以外に用意するものは!?

もちろん、封筒だけを用意すればいいというわけではありません。
エントリーシートを送るのには、それなりの準備が必要です。

1.A4サイズのクリアファイル
エントリーシートは、1枚だけの紙ぺらになっていることが大半。
そのまま封筒に入れると折り目が付きやすくなります。
また、万が一封筒が雨に濡れてしまうとエントリーシートが濡れてしまうことも。
エントリーシート1枚といえど、キレイな状態で届ける工夫をすることで、企業側の見る目も変わります。気を抜かず準備しておきましょう。

2.120円切手
角2号サイズの封筒は、基本的に120円切手で送ることができるので、準備しておくと便利です。
もちろん、郵便局に行けばその場で準備してもらえますが、多忙でどうしてもその余裕がなかったり、就活の合間に出かけ先でエントリーシートを作成してそのまま提出したいというときもあります。
あるいは、就活仲間がエントリーシートを出したいのに切手がなくて困っているときに差し出せば、就活仲間からの好感度もアップするかも?
いざという時のために、120円切手を用意しておくことがおすすめです。

3.送り状
前述のように、エントリーシートは紙ぺら1枚であることが大半。1枚だけぺらっと送るだけではあまりにも味気ないですよね。
送り状は、その封筒の中身の詳細を書いた紙。何が入っていると相手に伝えるものであり、同時に何か不足していれば先方もすぐにわかるようになります。

封筒への宛名、送り状の書き方にも要注意

宛名はいわずもがな、送り状も、相手に書類を届けるための思いやりです。
誰に向けて送られたものなのか、何が入っているのかを明確にします。
とはいえ、学生の皆さんの大半は送り状を送ったことなどはないでしょう。
ここでは、簡単に封筒の宛名と送り状の書き方をご紹介します。

1.送り状の書き方
①日付
送り状の右上に、エントリーシートを提出した日を記入します。
西暦などの表記はエントリーシートと合わせるように注意しましょう。
②宛名
送り状の左上、日付よりは下の位置に来るように。相手先の会社名・部署名は略さずに記載すること。
部署宛の場合は「御中」、個人に宛てるときは「様」を使います。
ありがちなのが、会社名に「御中」、個人名に「様」と両方つけてしまうこと。
両方つけるのは誤りなので、ここでしっかり覚えておきましょう。
③自分の情報
大学名・学部名・自分の氏名を、こちらもすべて正式名称で記載します。
企業から連絡が来ることを想定して、電話番号やメールアドレスも入れておきましょう。
④件名
一目でわかるような、簡潔な件名も記載します。文書の中央に置くのがベスト。
「〇〇書類ご送付の件」など、すっきりしたものでよいです。
⑤本文
「拝啓」「謹啓」で始まり、「敬具」「敬白」でなどで終わるようにしましょう。
時候の挨拶などはあってもなくてもかまいません。
挨拶をなくす場合は「時下」で始めるのが一般的。
エントリーシートを送ることになった経緯や、「よろしくお願いいたします」の一言は入れておきたいですね。
⑥内容を表す箇条書き
なんの書類を送ったのか、明記しておきましょう。
「エントリーシート 〇枚」などの表記が一般的です。

2.宛名の書き方
封筒の宛名の書き方にも要注意。
近年は横書きのものも増えてきていますが、縦書きにするのが一般的です。
住所より宛名を大きく、ここもやはり株式会社などの正式名称はそのままで書きましょう。
左に赤字で「エントリーシート在中」と入れておくと、人事の方にも一目でわかるので便利ですね。
裏面には、忘れずに自分の名前を。住所だけでなく、提出日付や大学名なども入れておきましょう。

3.最終チェック
最後に、封筒の中身と送付状の内容があっているか、宛名に誤字脱字はないか、念入りにチェックしましょう。
特に宛名に誤字があったりすると失礼に当たるので、確認しすぎるくらいがちょうど良いです。
封を閉じた後に、「〆」マークで締めておくと、「この人はマナーがわかっている人だ」と好印象になるかもしれません。

社会人になる前に郵送の仕方をマスターしよう

なぜ、こんなに事細かく郵送の仕方を覚えておく必要があるのでしょうか。
それはもちろん、社会人になってからも役に立つ力だからです。
また、以下のようなメリットもあります。

メリット①好感度アップ
現代で手紙を書くことは少なくなりました。
若い方は、手紙を封筒で出した経験はほとんどないのではないでしょうか。
つまるところ、ほかの就活生もマナーがあいまいである可能性があります。
ここでしっかり、エントリーシートの送り方からきっちりとしておけば、「この学生、できるな」と好感度が上がること間違いなし。
周囲と差をつけてしまいましょう。

メリット②いざという時便利
ほとんどの文書がメールをはじめとする電子媒体で送られるようになり、正直にいって実際に会社に入ってもあまり封書を送る機会はないかもしれません。
ですが、もしシステムの不具合が起きたりして、急いで書類を送りたいという事態が発生したとき、役に立つのはこうしたアナログの知識です。
知っておいて損はありません。

メリット③マナーは思いやり
封筒や送り状に限ったことではないですが、日本人のマナーの原点は相手への「思いやり」です。
封筒をもらった人が一目で誰から誰に送られたものなのかわかるように、何が同封されているのかわかるように、もらった人が気持ちよく受け取れるように。
すべて「相手がどう思うか」に焦点を当てることは大切です。

いかがでしたか?
エントリーシートの中身も大切ですが、送り方も大事。
しっかりマスターして、人事担当の方の好感度をアップさせてしまいましょう。