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インターンの締め切りはExcelで管理!やり方教えます!

皆さんはインターンの企業名、締め切り、提出物といった情報をどのように管理していますか? インターンの情報は ExcelかGoogle スプレッドシートで管理するのがおすすめ。

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作成日:2020年07月27日  更新日:2020年10月22日

ざっくり言うと

  • 就活情報はExcelで管理
  • Excelシートの作り方の例・見やすくする技教えます
  • ショートカットキーを覚えてもっと便利に・覚え方

 

ジョブトラ読者の皆さん、就活お疲れ様です。

 

就職活動って情報がいっぱいですよね。

さらにこれからどんどんインターンが増えていきます。

 

皆さんはインターンの企業名、締め切り、提出物といった情報をどのように管理していますか?

 

インターンの情報は ExcelかGoogle スプレッドシートで管理するのがおすすめ。

社会人になったらExcelは必須のスキルです。

 

今のうちから少しでも触っておくことで、使い方を覚えていきましょう。

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Excelとスプレッドシート、どっちがおすすめ?

Excelとスプレッドシート、どちらもよく使われている表計算ソフトですね。

 

結論からいうと、どちらでもいいと思います。

自分が使い慣れているほうを使うとよいでしょう。

 

どちらも使い慣れていないなら、Excelがおすすめです。

Excelのほうが解説が多く、機能もシンプルだからです。

 

学校でExcelを習った人も多いのではないでしょうか。

 

スプレッドシートはExcelよりも比較的最近できた機能であり、現在もExcelを使用している会社は多いと想定されます。

 

また普段からパソコンで作業する人は 、Excel のほうが使い勝手もよいでしょう。

スマホやタブレットなどいろいろな端末で操作する人は、スプレッドシートのほうが便利かかもしれません。

 

私自身がExcelを使いこなせていないだけかもしれませんが、スプレッドシートのほうが共有機能面で優れているように思います。

 

とりあえず今回はExcel について話を進めます。

 

必要な情報は?

インターンの情報を管理するExcelシートに必要な情報は何でしょうか。

 

主に以下の項目が考えられます。

 

・企業名

・現状(落、結果待ち、決定、放棄)

・締め切り

・選考フロー(ES,Webテスト,GD,面接)

・インターン日時

・会場(都市名、オンライン)

・メモ

 

この他には、

 

・日数 (1day,3days,5days~)

・マイページID

・マイページPW

 

などの項目があってもいいかもしれません。

 

作り方

 

機能を順番に解説していきます。

 

以下の説明を読んだり実際に検索したりして、自分で使いやすいようにカスタマイズできるとよいでしょう。

 

選択肢をつくるー「入力規則」

 

難易度☆☆

 

B列、D〜G列で使っているのが、「入力規則」です。

 

「入力規則」は、データタブの中にあります。

 

細かい操作方法は、公式サイトのヘルプもご覧ください。

または、「Excel 入力規則」などで調べるとやり方が見つかると思います。

 

(参考:Microsoft|データの入力規則の詳細

 

締め切り順に並べるー「並び替えとフィルター」

 

難易度☆

 

C列に締め切りを書く欄があります。

ここに締め切りを書く際は、必ず半角数字で入れましょう。

 

「8/10」と入力すると、勝手にExcelが日付と判断して、「8月10日」と表示してくれます。

 

きちんとデータを日付として入力したら、「並び替えとフィルター」が使えます。

「並び替えとフィルター」は、「データ」タブにあります。(*Mac版の場合は「ホーム」)

 

細かい操作方法はこちらをご覧ください。

 

(参考:できるネット|Excelで表のデータを並べ替える方法

(参考:Microsoft|日付を基準にして並べ替える

 

色をつけて見やすくするー「条件つき書式」

 

難易度☆☆

 

最後に、必要なところに色をつける方法をお伝えします。

今回は「締め切りが今月の場合」と、「結果待ち」「決定」の所に色をつけます。

 

まずは締め切りです。

 

締め切りが入っているのはC列なので、「C」をクリックして C 列全体を選択します。

その状態で「ホーム」タブにある「条件つき書式」をクリックします。

 

「セルの強調表示」→「日付」を選択します。

書式ルールで「今月」を選んで、完成です。

 

 

 

次にB列の「現状」の、「決定」と「結果待ち」に色がつくようにします。

 

ここでも、B列全体を選択し、「条件付き書式」→「セルの強調表示」→「文字列」を選択します。

 

文字列を指定する欄に、たとえば「決定」と入力し、色を指定します。

 

こうすると「決定」というセルだけが色つきで表示されます。

 

同じように、B列全体を選択し、「条件つき書式」→「セルの強調表示」→「文字列」を選択します。

 

文字列を指定する欄に今度は「結果待ち」と入力し先程とは違う色を指定します。これで「結果待ち」も強調表示されるようになりました。

 

テンプレートでは、おまけでD〜G列の「結果待ち」にも色がつくようにしてあります。

これ以外にも、自分が目立たせたい情報に色をつけてください。

 

条件つき書式は他にも色々な使い方ができます。

もっと遊んでみたい方は下のリンクをご参照ください。

 

(参考:Office Hack|Excelの条件付き書式とは?基本的な使い方やできること例
 

おまけ:ショートカットキーを使えるようになろう

ショートカットキーは、覚えるととても便利です。

 

まずは、「Ctrl+C」「Ctrl+V」「Ctrl+A」「Ctrl+Z」「Ctrl+S」の5つを使いこなせるようになりましょう。

 

意味は以下の通りです。

 

Ctrl+C:コピーする。「copy」の「C」

Ctrl+V:貼り付ける。Cの隣。

Ctrl+A:全てを選択する。「all」の「A」

Ctrl+Z:戻る。文字キーの一番左。

Ctrl+S:保存する。「save」の「S」

 

この5つが使いこなせるだけでもショートカットキーの便利さがよくわかるようになると思います。

 

この5つを覚えたら他のショートカットキーも使っていきましょう。

たくさん覚えるとパソコンができる人っぽくなります。

 

(参考:Microsoft|Excelのショートカットキー

 

おわりに

Excelはとても便利であり、社会人になってから会社でもほぼ使用することになるはず。

 

就活の情報をExcelで管理することで、学生のうちからExcel にも慣れておきましょう!

 

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この記事を書いた人
投稿者

川端 いちご

京都の大学生。
文学部で芸術について勉強しています。
好きなことは読書と音楽。アニメを見ること。あと美術館巡り。
苦手なことはLINEの返信です。送ったあと心配になっちゃうタイプの人です。
内向型の人間がサバイブする方法をいつも考えています。